Guide開催の手引き

国際会議の誘致に成功した学会・協会・団体の方々が実際に会議を開催する際、まずは何をすべきか、日本政府観光局（JNTO）発行の『国際会議開催マニュアル（2015年3月改訂版）』を参考に作成しています。「はじめの一歩」にお役立てください。

国際会議 ワーキングスケジュール

準備初期（第1期）

組織委員会

日本開催決定
国際本部との合意書取り交わし
開催地・開催日決定
組織委員会発足
実行委員会役割分担
開催趣意書作成

1. 財務・募金

第1次収支予算の設定
募金計画・スポンサー募集計画
会議口座開設
参加登録料の設定
準備資金の確保

2. プログラム

基本計画策定
テーマ・全体トピックスの選定
会議プログラム概要の検討
論文／アブストラクト【※1】募集要項

3. 広報

全体広報計画策定
プレスリリース
ファーストアナウンスメント【※2】配布

4. 登録

データベース・メーリングリスト整理
登録種類・区分の決定

5. 会場・当日運営

会場決定
会場使用計画策定
実施運営計画0次案（たたき台）

6. 社交行事・接遇

社交行事検討

7. 展示

会場使用計画策定
募集要項検討

8. 宿泊・旅行

指定旅行業者検討・指名
宿泊ホテル検討（料金・客室数）
宿泊ホテルの選定（ランク別料金設定）

9. 編集・制作

ロゴマークデザイン
ファーストアナウンスメント作成
制作物計画策定
ウェブサイト開設

【※1】アブストラクト（abstract）
抄録・要旨。スピーチ、講演、発表などの要旨を200語〜500語程度の長さにまとめたもの。この抄録を集めたものを「アブストラクト集（抄録集または要旨集）」（Abstracts）という。

【※2】ファーストアナウンスメント
会議などのイベントが開催されることを知らせる最初の案内（第一報）。

日本政府観光局（JNTO）誘致・開催マニュアル集